L'index annuel dans les registres de l'état civil

Éléments de contexte :

- «Depuis 1795, chaque registre est obligatoirement pourvu d'un index onomastique annuel. Dans plusieurs paroisses, il existe un index onomastique des actes antérieurs à cette date.» (René Jetté, Traité de généalogie, p. 457). Obligation certes, mais aucune modalité n'est suggérée pour ce faire

- la plupart des registres ont un index annuel ; certains n'en ont pas

- un des éléments relatifs à la tenue des registres que le protonotaire a parfois rappelé dans ses instructions aux curés : «On ne doit pas oublier de faire l'Index à la fin du volume»

- confectionner un index est une opération importante particulièrement dans les paroisses nombreuses. 

Quelques traits :

- définition : une liste alphabétique des actes accompagnée de références permettant leur repérage dans le registre

- il s'agit d'une source secondaire, dérivée d'un original et présentant des limites dont la principale tient au fait que toutes les informations contenues dans un acte ne sont pas prise en compte ; un index peut être erroné [«N.B. Index corrigé en 1926. 45 noms de famille manquaient. Les noms de baptême sont très incomplets. La pagination est souvent erronée.», Québec (Notre-Dame), année 1856] ou incomplet [l'absence d'éléments de référence au regard d'un acte de sépulture a parfois été à l'origine de l'absence de mention de cette sépulture dans l'index] ; le recours à un index ne dispense en rien un chercheur de consulter le document original

- sa principale qualité tient à la contemporanéité des événements auxquels il fait référence ; de plus, il a été confectionné peu de temps après la fin de l'année concernée par une personne, souvent le curé, qui connaît bien son monde et le milieu couvert

- partie intégrante du registre, il est généralement placé à la fin de l'année concernée ; par ailleurs, le protonotaire ne fait pas état de sa présence ou de son absence dans son examen de conformité ; de plus, ce dernier commente rarement l'organisation de l'information [«L’index n’est pas par ordre alphabétique»]

- généralement manuscrit, parfois sur un feuillet en partie pré imprimé ou dactylographié

- son appellation est variée : aucune ou «Index» ; «Répertoire» ; «Répartoire» ! ; «Table» ; «Table alphabétique des...» ; «Catalogue des morts» ; «Registre des morts» ; «Index des naissances» ; «Index for the Christenings» ; «TABLE ONOMASTIQUE DU REGISTRE DE SEPULTURES DES PAUVRES DE L'HOPITAL GENERAL DE MONTREAL» ; «REGISTRE DES DECES «Enfants trouvés et pauvres décédés»

- les éléments d'information sont peu nombreux et sommaires ; leur organisation est diversifiée ; il est important de la connaître pour une bonne exploitation de l'information

- l'index est généralement structuré par type d'acte et par la première lettre du patronyme et, plus rarement, par la date ou par le seul numéro du feuillet, des façons de faire peu pratiques ; les registres de crèches classent les informations par le seul prénom ;  dans quelques rares registres autres que catholiques, l'index ne réfère qu'à un seul acte

- les rubriques les plus fréquentes : le type d'acte [Naissance, Baptême, Mariage, Décès, Sépulture], le nom [le prénom (au long ou seulement la première lettre), le patronyme ou le patronyme suivi du prénom], le sexe, le numéro du folio [recto/verso; parfois, seul le verso est mentionné]

- d'autres rubriques possibles : le nom en religion ; le numéro de l'acte ; la date de sépulture ; le nom de la mission

- pour les années plus récentes, l'utilisation de feuillets en partie pré imprimés a pour effet d'uniformiser et de standardiser l'information ; les rubriques prévoient le type d'acte et le sexe pour les baptêmes et les sépultures sans compter le folio ; cette utilisation limite en pratique la discrétion du greffier de l'état civil

- l'index renferme parfois des indications utiles pour la recherche ; «Avant le 29 juin 1895, les baptêmes, mariages se faisaient à St. Polycarpe. Les sépultures se font encore à St. Polycarpe, vu qu’il n’y a pas de cimetière à St. Médard. J.A. Lippé p^tre D^esservant», Coteau-Station (Saint-Médard), après l'index de l'année 1895 ; la mention d'une personne sous son nom et son surnom ; «Deux feuillets ont été numerotés «huitième» nous avons ajouté «bis» au dernier des deux.» Québec (Hôtel-Dieu du Sacré Cœur), 1926 ;  «N.B. On peut chercher soit le nom de l’époux soit celui de l’épouse.» ; «Note. Les dates indiquées N^o 1. 16 sont fausses - cherchez à l'avenir les feuillets de l'année 1911  V.G. Ernest Bisson est au folio 187. Les pages indiquées sont celles du répertoire envoyé au protonotaire. J.P. Bélanger» « Les nouvelles pages indiquées sont celles du registre de la paroisse . L. Dubeau prot.»  Saint-André Avellin, 1911 ; à ces exemples, on peut ajouter l'inscription ultérieure d'une naissance ou d'un baptême à la suite d'une adoption, de trop rares annotations marginales ou la mention d'une erreur dans la tenue de registre. 

Quelques problématiques particulières :

- le numéro réfère à la pagination du feuillet du registre ; l'index fournit parfois également le numéro de l'acte (ou de sa date), une situation peu fréquente

- les mariages sont la plupart du temps mentionnés au seul nom de l'époux ; le prénom mentionné est le prénom usuel

- les personnes inconnues peuvent être classées sous «Inconnus» (Unknown) ou les informations placées en début d'index sous la lettre «A» [«An unknown man buried»] ou sous la lettre «I»

- les enfants anonymes sont parfois classés sous la lettre «A» [«...anonyme de....»]

- les indiens, les esclaves et les noirs sont parfois exclus de l'index : «on ne fait point mention des sauvages», «a negro woman unknown»

- les personnes entrées en religion sont mentionnées la plupart du temps sous leur nom de famille et leur nom en religion

- les patronymes ont-ils fait l'objet d'une normalisation ? Dans l'affirmative, selon quels critères ? 

Quelques cas :

- la présence de trop rares annotations marginales dans un index est fort appréciée : «prêtre 4 décembre 1881. "le curé électrique"», Saint-Mathias, 1858 ; la mention d'un prénom usuel qui diffère des prénoms au baptême

- l'index [exemple de 1924] de la paroisse Saint-Joseph de Rivière Bleue distingue les «Petites sépultures» des «Grandes sépultures» ; dans cette même paroisse et pour l'année 1940, les noms des père et mère des enfants baptisés sont indiqués

- la mention dans un index d'un prénom absent dans le texte de l'acte soulève la possibilité qu'il s'agisse du prénom usuel

- ne faire état que des noms sous le type d'acte [Nouvelle (Saint-Jean l'Évangéliste), année 1879], ce qui rend l'index inutile à toutes fins pratiques

- sur le site FamilySearch, l'index annuel est placé en début d'année, ce qui va à l'encontre de la pagination des feuillets

- des marques à l'encre rouge sont présentes dans l'index de la copie civile des registres déposés par le Directeur de l'état civil et accessibles sur le site de BAnQ ; elles ont été faites à l'occasion de l'indexation des actes par ce dernier.

En guise de conclusion :

- l'index annuel réfère à une problématique historique et encore actuelle

- sa consultation moins fréquente de nos jours peut s'avérer utile dans certains cas problématiques. 

Annexe :

Quelques billets publiés sur ce blogue et qui traitent d'une façon ou de l'autre des index annuels :

- Un index utile, 16 juillet 2015

- Un acte pris en compte dans l'index annuel, 6 juin 2015

- Éléonore est-elle décédée ?, 10 mai 2015

- Deux sépultures et non une, 25 août 2014

- Pour ceux qui cherchent l'index annuel, 20 août 2014

- Pour localiser l'index annuel de ce registre, 29 juin 2013

- Une erreur de numérotation des actes, 11 juin 2013

- Un index annuel bien fait, 19 mai 2013

- Des actes manquants ou oubliés ?, 3 mai 2013

- Un autre index annuel peu fiable, 23 avril 2013

- Ne vous fiez pas à cet index annuel, 5 avril 2013

- Marie Tourville ou Joseph Tourville ?, 24 janvier 2013

- Un seul acte pour l'année 1900, 18 mai 2012

- Un enfant mal nommé à Québec, 11 janvier 2011

- Quelques instructions du protonotaire, 31 mai 2010

- Une «notice» et non un acte de sépulture, 17 décembre 2008. 

[Summary :

The annual index in the Québec's church records.]